Miért szórnak ennyire a beszállítói árajánlatok szolgáltatások esetében?

Múlt héten felhívott egy kedves beszerző kollegina és a következő kérdést szegezte nekem. Miért szórnak (ennyire) a beszállítói árajánlatok a szolgáltatások esetében? És elmesélte a következő történetet.

Van három új csomagológépük, amelyre a használat során enyvszerű anyag rakodott le. A szárazjeges tisztítás egy tökéletes megoldás a rendbe tételükre, és ráadásul vegyszermentesen lehet dolgozni, ami szintén fontos szempont. Eddig ilyen szolgáltatást még nem szerzett be. A négy ajánlat közül a legolcsóbb és a legdrágább között majdnem 50% - os különbség van… A technológia gyakorlatilag ugyanaz. Természetesen a beszállítók ugyanazt a specifikációt kapták, beleértve a gépek fotóit és leírásait is.

Még a rutinos kollégák is elcsodálkoznak néha, hogy mekkora szórás van egy-egy indirektes tenderre beérkező ajánlatok árai közt. És ez nemcsak a formális tendereknél igaz, de a klasszikus kiküldöm az ajánlatkérést emailben és várom az ajánlatot megoldásokra is.

Gyűjtsük csokorba a lehetséges okokat.

Itt majd részletesebben is: Szolgáltatások beszerzése – online tréning – 2021. április 19-20.

Kezdjük a leggyakoribb okkal:

1.      A specifikáció

A specifikáció alfája és ómegája a szolgáltatás beszerzésnek. Az egész téma sok-sok bejegyzést megérne, de most csak egy aspektusa érdekes számunkra: a beszállítók ugyanarra a szolgáltatásra adtak ajánlatot? Mert rendszeresen előfordul, hogy nem. Nem vette észre, nem úgy értette, máshogy gondolta…. Kérdés, hogy kell-e ezzel foglalkoznia a beszerzésnek? Nagyfiúk és nagylányok a beszállítók, magára vessen az, aki…  

Rengeteg példa van a specifikáció körüli problémákra és az árazási kihatásokra. Egy nagy áramfogyasztó üzemben 15 trafót kellett kicserélni egy beszállítónak. Már majdnem aláírásra került a szerződést, amikor a beszállítóban tudatosodott, hogy 6 darab trafó olyan helyen van, amihez speciális darut kell bérelnie. Hosszú napokig. Pedig világosan benne volt a pályázati anyagban… De mégis. Az már más kérdés, hogy miként oldódott meg a helyzet….

A későbbi folyamat során a specifikációk közös értelmezéséről sok vita szokott kialakulni. Aki tehát szeretné ezeket kiküszöbölni, érdemes a specifikációs folyamatra különös gondot fordítani. Főként az alulspecifikáció is veszélyes, azaz amikor Megrendelőként mi sem tudjuk pontosan megmondani, hogy mit is akarunk. De ez gondolat már nagyon messzire visz minket, például megérkezünk a beszerzés cégen belüli elfogadottságához. Merünk-e visszakérdezni az igénylő irányába?

2.      Megcsúszik a toll…

Főként a meglévő, magát tuti beszállítónak gondoló partnerek hajlamosak a felülárazásra. És tényleg vannak olyan területek és igénylők, akik ragaszkodnak a bevált beszállítóhoz és erejük is van elképzelésüket keresztülverni a szervezeten. Ezért is érdemes már a folyamat elején az ajánlatértékelési szempontokat az igénylővel közösen kialakítani. Ne legyen védett az igénylő által preferált beszállító. Legalábbis ne annyira…

3.      Kell az üzlet!

Ezt talán nem is kell magyarázni. Minden beszállítónál előfordul olyan helyzet, amikor árban alámegy a piacnak. A szolgáltatások esetén a beszállító kapacitáskihasználtsága különösen kritikus árképzési tényező, hiszen a magas fix költségek miatt egy-egy üzlet képes jelentős elmozdulásokat okozni a nyereség/veszteség görbén. Ebbe beszerzőként sokszor nem látunk bele, de azért van egy-két tippem, hogy miként érdemes erről gondolkodni.

Szolgáltatások beszerzése – online tréning – 2021. április 19-20.

Ehhez a témához kapcsolódik az új belépők kérdése. Egy-egy új beszállító vajon azért áraz alá, mert be akar kerülni a piacra, vagy igazából nincs tisztában a feladattal? Fogós, ravasz kérdés…

4.      Nem kell az üzlet!

Veszélyes, amikor egy beszállító nem veszi komolyan az ajánlatkérést és nem ad ajánlatot. Ennek enyhébb megfelelője, amikor olyan magas árat mond, amivel csak egy dologról biztosít: a kapcsolatról. Ha véletlen megnyeri, akkor jó…. de ez nagyon ritka helyzet. Lehet, hogy teli van munkával. Lehet, hogy nem igazán fekszik neki a téma. Az is lehet, hogy évek óta kértünk tőle ajánlatokat, de nem vettünk semmit…. Talán ez utóbbi a legkényesebb probléma.

5.      Egy kis kartell

Az is nagyon gyanús, ha az ajánlatok hasonló árszinteken vannak, de egy közülük érzékelhetően alacsonyabb. Általában 10% szokott az ingerküszöb lenni. Régi rutinos beszerzők érzékelni szokták, hogy mely piacokon jellemző a beszállítók színfalak mögötti egyeztetése. Legutóbb villamos gépkarbantartás kapcsán láttam ilyet… Mindenképpen kell a körön kívüli beszállító, az előző példában egy szlovák cég törte össze a beszállítók szépen felépített, rotációra is figyelő modelljét.

6.      Helyi vagy globális cég

Néhány, főként személyes közreműködést igénylő szolgáltatás esetén nem mindegy, hogy mennyit utaznak a beszállító munkatársai. Adott esetben ez komoly költségtényező lehet, ráadásul a COVID idején nem is egyszerű határokon átnyúlóan utazgatni. Alapvetően minél nagyobb a személyes közreműködés aránya egy-egy szolgáltatás esetében, annál valószínűbb, hogy a helyi cégek jobb árat adnak. Néha sokkal jobbat…

Itt azért meg kell említeni, hogy néhány nagyobb játékos ugyanúgy helyi erőforrásokra támaszkodik alvállalkozók formájában…. Kell ahhoz beszerzési koncepció és bátorság, hogy hozzá merjünk nyúlni egy-egy helyi beszállítóhoz. Adott esetben globális beszállítók ellenében is. Persze ehhez helyi beszerző kell, mert Párizsból nehezebb a munkahelyi étkeztetés pályáztatása. Nem lehetetlen, de nehezebb…

7.      Szezonalitás

Nagyon nem mindegy, hogy mikor pályáztatunk és mikor lesz a teljesítés. Például a szárazjeges géptisztítást a legkényelmesebb a nyári leállásban lehetne megcsinálni. De így van ezzel mindenki… tehát erre az időszakra magasabb árak érkeznek, mint egy normál hétvégére.  Az igények egy témakör esetén minél inkább koncentráltak az időben, annál valószínűbb az ajánlatok szórása is. És itt vissza is kanyarodunk a 3-4. ponthoz…

8.      A szerződés időtávja

Nem mindegy, hogy a szárazjeges tisztítás pályázatát egy eseti alkalomra, vagy mondjuk két éves keretszerződésre írjuk ki. A két éves szerződés azért már évekre meghatározhat piaci erőviszonyokat a beszállítói oldalon. Én úgy látom, hogy minél nagyobb a tétje a pályázatnak, annál inkább közelednek az árak egymáshoz, illetve a piaci szereplők szándékaihoz.

Persze rögtön ellenpéldát is tudok mondani. Forgácsoló gépek emulziójának bekeverésére külső szolgáltatót kerestünk. A kétéves időszakra szóló újrapályáztatás során lehetett látni, hogy ki milyen kockázatvállalási hajlandósággal állt az ajánlatkéréshez. Jelentősek voltak a különbségek. Már az is érdekes volt, hogy ki milyen Eu/Ft árfolyammal számolt. (Mostanában nem igen írnék ki hosszabb távú pályázatokat… túl sok a bizonytalanság.)

Ezer kérdés feszül még a témakörben, de szerintem ezek a legfontosabb hatások. Komplex és izgalmas ezekről a témákról beszélgetni.

Akit érdekel, annak szeretettel ajánlom:

Szolgáltatások beszerzése – online szakmai tréning – 2021. április 19-20.

Szakolczai József INTEGRÁCIÓ -- Az ipari ellátási láncok képzési szakértője

Mobil: 20/588-1532 info@scm-integracio.huwww.scm-integracio.hu

 

Vissza